Prowadzenie akt osobowych pracowników – jak robić to prawidłowo?

Kategoria: Blog

osbluga wirtualnych dokumentow 1200x540

Właściwe prowadzenie akt osobowych pracowników to obowiązek każdego pracodawcy, który wpływa zarówno na zgodność z przepisami, jak i na sprawne zarządzanie kadrami. Niewłaściwa dokumentacja może prowadzić do problemów podczas kontroli czy sporów prawnych. W artykule przedstawiamy kluczowe zasady, które pomogą prowadzić akta osobowe zgodnie z przepisami.

Podział akt osobowych na części

Akta osobowe muszą być podzielone na trzy podstawowe wyraźne części: A, B i C. Część A zawiera dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, takie jak CV, list motywacyjny czy zaświadczenia lekarskie. W części B przechowywane są dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia, w tym umowy o pracę, aneksy, zaświadczenia o szkoleniach BHP i oceny pracownika. Z kolei część C gromadzi dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy, jak świadectwa pracy czy wnioski o wystawienie referencji. Każda z tych części musi być uporządkowana chronologicznie i zgodnie z obowiązującymi wymogami.

Ochrona danych osobowych w aktach pracowniczych

Przy prowadzeniu akt osobowych ważne jest przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych. Dane pracowników muszą być przetwarzane zgodnie z RODO i nie mogą być udostępniane osobom nieuprawnionym. Dokumentacja powinna być przechowywana w sposób zapewniający jej bezpieczeństwo, np. w zamkniętej szafie w pomieszczeniu dostępnym tylko dla wybranych osób. W przypadku przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej należy zadbać o odpowiednie zabezpieczenia systemowe, takie jak szyfrowanie danych czy dwustopniowa autoryzacja dostępu.

Częste błędy w prowadzeniu akt osobowych i jak ich unikać

Najczęściej popełniane błędy obejmują brak aktualizacji dokumentacji, nieprawidłowy podział akt na części oraz przechowywanie zbędnych dokumentów. Ważne jest, aby regularnie sprawdzać kompletność akt i usuwać dokumenty, które nie są już wymagane przepisami. Warto również zadbać o szkolenie osób odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji kadrowej, aby unikały pomyłek. Profesjonalnie prowadzona przez nas obsługa kadrowa w Szczecinie to przykład, jak można zminimalizować ryzyko błędów i zapewnić zgodność dokumentacji z obowiązującymi przepisami.

<a href=pinit fg en rect gray 20