Od 25 maja 2018 roku obowiązują nas nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. RODO ma na celu umożliwić wszystkim mieszkańcom Unii Europejskiej lepszą kontrolę własnych danych osobowych. Wszechobecna i coraz prężniej rozwijająca się technologia (np. Internet, serwisy społecznościowe, chmury obliczeniowe i usługi mobilne) sprawiła, że nasza prywatność jest coraz gorzej chroniona, a nasze dane osobowe są codziennie przetwarzane i wykorzystywane przez różne firmy. RODO ma nas przed tym uchronić. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych narzuca na wszystkie firmy przetwarzające dane osobowe większe obowiązki i surowsze restrykcje. Zmiany te objęły również działanie biur rachunkowych zajmujących się prowadzeniem szeroko pojętej księgowości.
Jak RODO wpłynęło na funkcjonowanie biur księgowych?
Specyfika usług świadczonych dla swoich klientów przez biura rachunkowe powoduje, że w świetle przepisów RODO są one postrzegane jako podmioty zarówno administrujące dane osobowe (swoich klientów czy pracowników), jak i przetwarzające je (np. dane osobowe widniejące na powierzonych do księgowania fakturach, umowach z pracownikami itp.). Z tego względu biura księgowe są zobowiązane do odpowiedniego zabezpieczania swoich danych oraz wszystkich danych powierzonych im przez klientów. Najlepszą metodą ich ochrony jest prowadzenie rejestrów czynności przetwarzania danych dla każdego klienta, a także na własne potrzeby.
Podpisując umowę z biurem rachunkowym, klient musi wyrazić zgodę na świadczenie usług księgowych oferowanych przez daną firmę, a także zawrzeć umowę na przetwarzanie danych osobowych. Umowa taka nazywana jest umową powierzenia przetwarzania danych osobowych i powinna zawierać: przedmiot przetwarzania danych, czas, w jakim będzie trwało przetwarzanie danych, charakter i cel przetwarzania danych, określenie rodzaju przetwarzanych danych, kategorie osób, których dotyczy przetwarzanie, prawa i obowiązki administratora, powinności podmiotu przetwarzającego.
Czym jest prawo do wglądu?
Dokumenty księgowe charakteryzują się tym, że są w nich zawarte szczegółowe dane dotyczące zarówno klientów, jak i ich dostawców. Każda osoba, której dane znajdą się w dokumentach sporządzanych przez biuro księgowe, ma prawo dowiedzieć się, jakie dane są przechowywane w księgowości i do czego są wykorzystywane. Taka osoba w każdej chwili może zażyczyć sobie wglądu w przechowywane dane, a księgowość musi dostarczyć je w odpowiedniej formie. Wymusza to na biurach rachunkowych przechowywanie informacji o swoich klientach w przejrzysty i uporządkowany sposób. Klient może zażądać usunięcia swoich danych, jeżeli na dokumentach, na których się one znajdują nie ciąży obowiązek prawny przechowywania ich przez ustalony przepisowo okres czasu (np. faktury). Aby nie doszło do żadnych pomyłek, wszyscy pracownicy biur księgowych muszą wiedzieć, które dokumenty można zniszczyć na życzenie, a które trzeba zachować.
