Właściwe zarządzanie dokumentami księgowymi oraz znajomość obowiązujących przepisów dotyczących ich przechowywania ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania firmy. W niniejszym artykule omówimy, jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe oraz jakie są zasady ich przechowywania.
Okres przechowywania dokumentów księgowych
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumenty księgowe powinny być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin do złożenia deklaracji podatkowej. W przypadku niektórych rodzajów dokumentów, takich jak umowy o pracę, dokumenty majątkowe czy akta personalne, okres ten może być wydłużony nawet do 50 lat.
Warto pamiętać, że okres przechowywania może ulec wydłużeniu w przypadku wszczęcia kontroli podatkowej lub postępowania sądowego. W takiej sytuacji, dokumenty księgowe powinny być przechowywane do czasu zakończenia kontroli lub postępowania, a następnie przez okres 5 lat od dnia zakończenia tych czynności. Warto również pamiętać, że prowadzona przez nas w Szczecinie księgowość pełna uwzględnia wszystkie te wymogi, zapewniając zgodność z obowiązującymi przepisami.
Zasady przechowywania dokumentów księgowych
Oprócz znajomości okresu przechowywania dokumentów księgowych, istotne jest również przestrzeganie zasad ich przechowywania. Przede wszystkim, dokumenty te powinny być przechowywane w sposób zapewniający ich trwałość i czytelność przez cały okres przechowywania. W przypadku dokumentów papierowych oznacza to przechowywanie ich w odpowiednich warunkach, zabezpieczonych przed wilgocią, światłem czy uszkodzeniami mechanicznymi.
W przypadku dokumentów elektronicznych, ważne jest zastosowanie odpowiednich systemów informatycznych oraz regularne wykonywanie kopii zapasowych. Dodatkowo, zgodnie z przepisami, przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia ewidencji dokumentów księgowych oraz zachowania porządku w ich przechowywaniu.
Właściwe zarządzanie tymi dokumentami oraz znajomość obowiązujących przepisów dotyczących ich przechowywania pozwala na uniknięcie nieprzyjemnych konsekwencji prawnych oraz zapewnia prawidłowe funkcjonowanie firmy.