Standardowe działania, które wchodzą w skład obsługi kadrowej, obejmują m.in. prowadzenie ewidencji czasu pracy i akt osobowych pracowników, zarządzanie dokumentacją dotyczącą przebiegu zatrudnienia, zatrudnianie pracowników w ramach umów cywilnoprawnych, prowadzenie działań związanych z ZUS (rejestracja, wyrejestrowywanie, tworzenie korespondencji). Warto wziąć pod uwagę również rejestrację zwolnień lekarskich oraz prowadzenie rejestru szkoleń BHP czy urlopów wypoczynkowych.
Obsługa płacowa, która najczęściej połączona jest z usługami kadrowymi, obejmuje tworzenie rozliczeń listy wynagrodzeń czy list wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych. Dodatkowo w ramach obsługi płacowej sporządzanie i prowadzona jest dokumentacja podatkowa, zarówno miesięcznych, jak i rocznych deklaracji i rozliczeń.
Specyfika obsługi kadrowo-płacowej
Obsługa kadrowo-płacowa firm polega na prowadzeniu najważniejszych spraw osobowych pracowników, w tym m.in.:
- rozliczanie urlopów,
- prowadzenie kartotek pracownika,
- kierowanie na okresowe badania lekarskie,
- przeprowadzanie czynności związanych z wygaśnięciem lub rozwiązaniem stosunku pracy, wystawianie świadectw pracy,
- prowadzenie bieżącej obsługi kadrowej – wydawanie zaświadczeń, świadczenie usług doradczych z zakresu prawa pracy, sporządzanie dokumentacji związanej ze zgłaszaniem do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczeń zdrowotnych,
- przekazywanie dokumentacji do ZUS,
- obsługa świadczeń socjalnych oraz z zakresu ubezpieczeń zdrowotnych i społecznych.
Poza tym obsługa kadrowa może obejmować również analizę rynku pracy oraz przeprowadzanie rekrutacji.
Jak się zatem okazuje, obsługa kadrowo-płacowa jest dziedziną stosunkowo obszerną i obejmuje szereg różnorodnych działań. Może dotyczyć również czynności, które swoim zakresem obejmują również wykonywanie doradztwa podatkowego czy wykonywanie zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy. W takich sytuacjach warto nawiązać współpracę ze specjalistami, którzy posiadają stosowne formalne uprawnienia. Przykładem może być sporządzanie deklaracji podatkowych, wchodzące w zakres czynności doradztwa podatkowego, za które mogą być odpowiedzialne podmioty osoby posiadające specjalne uprawnienia, czyli doradcy podatkowi, adwokaci, radcy prawni czy biegli rewidenci.
