Pracodawca ma obowiązek gromadzenia i archiwizowania akt osobowych oraz dokumentacji związanej z zatrudnieniem, co wynika z przepisów prawa pracy. Odpowiednie przechowywanie tych danych nie tylko zapewnia zgodność z regulacjami, ale także pozwala na szybki dostęp do informacji, ułatwiając obsługę kadrową i zabezpieczając firmę przed potencjalnymi konsekwencjami prawnymi.
Jakie dokumenty należy przechowywać i przez ile lat?
Dokumentacja pracownicza obejmuje m.in. akta osobowe, ewidencję czasu pracy, listy płac, umowy o pracę oraz wszelkie dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia, takie jak aneksy, wnioski urlopowe czy świadectwa pracy. Zgodnie z aktualnymi przepisami, pracodawcy są zobowiązani do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez określony czas – dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 r. okres ten wynosi 10 lat, natomiast dla starszych akt obowiązują wcześniejsze regulacje przewidujące przechowywanie dokumentów nawet przez 50 lat. Ewidencja czasu pracy i listy płac muszą być dostępne przez minimum 3 lata, co ma znaczenie m.in. w przypadku kontroli urzędowych lub roszczeń pracowników.
Sposoby przechowywania dokumentacji – papierowe i elektroniczne archiwa
Pracodawcy mogą przechowywać dokumentację w formie papierowej lub elektronicznej. Tradycyjne archiwizowanie dokumentów papierowych wymaga odpowiedniego zabezpieczenia przed zniszczeniem, kradzieżą oraz dostępem osób nieupoważnionych. Z kolei przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, wymaga stosowania systemów zabezpieczających przed nieuprawnioną ingerencją i zapewniających integralność danych, zgodnie z przepisami RODO oraz Kodeksu pracy.
Najczęstsze błędy w przechowywaniu dokumentacji i jak ich unikać
Nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej może prowadzić do konsekwencji prawnych i administracyjnych, takich jak kary finansowe nałożone przez Państwową Inspekcję Pracy lub inne instytucje kontrolujące. Jednym z najczęstszych błędów jest niewłaściwa archiwizacja akt, np. przechowywanie ich w nieodpowiednich warunkach lub brak systematycznej segregacji. Kolejnym problemem jest niewłaściwe zabezpieczenie danych osobowych przed dostępem osób trzecich, co może skutkować naruszeniem przepisów o ochronie danych. Aby uniknąć tych błędów, warto stosować sprawdzone systemy archiwizacji oraz regularnie aktualizować procedury dotyczące przechowywania dokumentów. W przypadku firm, które nie posiadają wewnętrznych działów kadr i płac, warto skorzystać np. z prowadzonej przez nas obsługi kadrowej dla firm w Szczecinie, zapewniającej profesjonalne zarządzanie dokumentacją i minimalizację ryzyka nieprawidłowości.
