Ewidencja środków trwałych to dokument, który pozwala na kontrolę nad nabywanymi i używanymi w działalności gospodarczej składnikami majątku, takimi jak budynki, maszyny, urządzenia czy środki transportu. Ewidencja ta jest niezbędna do prawidłowego obliczania odpisów amortyzacyjnych, które stanowią koszty uzyskania przychodu i zmniejszają podatek dochodowy.
Ewidencja środków trwałych – kiedy należy ją prowadzić?
Ewidencja środków trwałych jest obowiązkowa dla podatników, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Obowiązek ten dotyczy osób fizycznych, przedsiębiorstw w spadku, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, wykonujących działalność gospodarczą.
Ewidencja środków trwałych obejmuje rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną działalnością, które spełniają definicję środka trwałego. Zgodnie z nią środkami trwałymi są stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
- budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
- maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne przedmioty.
Ponadto przewidywany okres ich używania powinien być dłuższy niż rok. Muszą być także wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy.
Dlaczego ewidencja środków trwałych jest ważna?
Ewidencja środków trwałych pozwala na kontrolowanie wartości posiadanych przez firmę maszyn, urządzeń czy nieruchomości oraz zapewnia prawidłowe wykazywanie ich wartości i amortyzacji w dokumentach księgowych. To właśnie te kwestie są kluczowe dla przedsiębiorców rozważających prowadzenie księgowości w Szczecinie lub innych miastach.
Prowadzenie ewidencji środków trwałych wiąże się również z ochroną przed nieprawidłowościami i nadużyciami. Dokładna rejestracja aktywów trwałych pozwala zminimalizować ryzyko kradzieży, utraty lub niewłaściwego wykorzystania majątku firmy. Dodatkowo, audyty i kontrole podatkowe mogą przebiegać znacznie sprawniej, gdy przedsiębiorca dysponuje rzetelnymi i uporządkowanymi dokumentami dotyczącymi środków trwałych.
