Dokumentacja pracownicza jest nie tylko obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa pracy, ale także źródłem informacji o zasobach ludzkich w firmie. W tym wpisie przedstawimy Ci, jakie są zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Jakie są zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej?
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej wymaga przestrzegania kilku zasad, które dotyczą:
- Zakresu – dokumentacja powinna obejmować wszystkie dokumenty dotyczące nawiązania, trwania i rozwiązania stosunku pracy oraz wszelkie zmiany w jego warunkach; powinna być aktualna i kompletna, a wszelkie braki lub błędy należy niezwłocznie uzupełnić lub poprawić;
- Formy – dokumentacja może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku formy papierowej dokumenty powinny być przechowywane w segregatorach lub teczkach, podpisane i ponumerowane. W przypadku formy elektronicznej dokumenty powinny być zapisane na nośnikach danych, zabezpieczone przed uszkodzeniem lub utratą i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- Przechowywania – dokumentacja powinna być przechowywana w miejscu bezpiecznym i niedostępnym dla osób nieuprawnionych. Dokumenty powinny być chronione przed zniszczeniem, kradzieżą lub utratą i przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa lub umów zbiorowych. Po upływie tego okresu dokumenty należy zniszczyć lub przekazać do archiwum państwowego.
- Udostępniania – dokumentacja powinna być udostępniana tylko osobom uprawnionym, takim jak pracownik, jego pełnomocnik, organy kontrolne czy sądy. Udostępnianie dokumentacji powinno odbywać się na pisemny wniosek osoby zainteresowanej lub na podstawie obowiązujących przepisów.
Zarządzanie dokumentacją pracowniczą może być trudne i czasochłonne, zwłaszcza dla osób, które nie mają doświadczenia w tej dziedzinie. Dlatego warto rozważyć skorzystanie z usług profesjonalnego biura rachunkowego, które zajmuje się obsługą kadrową oraz prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Biuro Rachunkowe Galant w Szczecinie to doskonały wybór dla tych przedsiębiorców, którzy pragną uniknąć błędów i mieć pewność, że ich dokumentacja jest prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami.
